documentus GmbH Göttingen

Ihre Daten. Rundum sicher.

Alles beginnt mit einem freundlichen Interview

• Wir wollen wissen, was für ein Material vernichtet oder archiviert werden soll und um welche Mengen es sich handelt. So können wir das Volumen und die Art der benötigten Sicherheitsbehälter schnell abschätzen.
• Natürlich interessieren uns auch die Gegebenheiten vor Ort, denn nicht jeder Sicherheitsbehälter passt durch jede Tür und über jede Treppe. Außerdem müssen geeignete Stellplätze vorhanden sein.
• Wer wirft die Unterlagen in den Sicherheitsbehälter, der Kunde selbst, oder soll documentus das übernehmen? Ordner können übrigens komplett entsorgt werden und müssen nicht ausgeheftet werden.
• Wann sollen die Behälter bereitgestellt werden und wie lange sollen sie im Betrieb verbleiben?
• Soll die Entsorgung einmalig erfolgen oder ist die Sammlung und Vernichtung regemäßig anfallender Datenträger auch von Interesse?

Dokumente, Telefonlisten und Geschäftskorrespondenz haben einen anderen Stellenwert als Gerichtsakten, Patientendaten oder Unterlagen wichtiger Forschungsprojekte. Da niemand seine Daten so gut kennt, wie der Datenerzeuger selbst, legt dieser die DIN-gerechte Schutzklasse und Sicherheitsstufe fest. In den meisten Fällen ist dies Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 3. Detaillierte Informationen dazu finden Sie hier.

Unser Angebot

Der Kunde erhält nun ein Angebot und die erforderlichen Vertragsunterlagen, die unsere Dienstleistung beschreiben und festlegen. Der Vertrag ist auf die Erfordernisse des jeweiligen Kunden angepasst.

Bereitstellung, Abholung und Vernichtung

Zum vereinbarten Zeitpunkt werden unsere verschließbaren documentus Sicherheitsbehälter beim Kunden bereitgestellt.

Die Übergabe und Übernahme der Behälterschlüssel erfolgt in versiegelten Schlüsseltaschen. So ist gewährleistet, dass nur der Kunde den Sicherheitsbehälter öffnen und verschließen kann und kein Dritter Zugriff auf die Daten erhält.

Unsere speziell gesicherten documentus Fahrzeuge, mit denen wir die Daten abholen, werden von geprüftem und vertrauenswürdigem Personal geführt. Unser Personal zur Verschwiegenheit verpflichtet und die Fahzeuge sind zusätzlich GPS-überwacht.

Anschließend werden die Datenträger über unsere gesicherten Fahrzeugschleusen in unseren Sicherheitsbereich gebracht und vertragsgemäß nach DIN 66399 vernichtet.

Zertifikat

Unsere Kunden erhalten zum Nachweis ein detailliertes Vernichtungszertifikat. Es enthält z.B. folgende Informationen:

• Angabe der Datenträgerkategorie nach DIN 66399-2
• Angabe der Vernichtungsstufe nach DIN 66399-2
• Datum und Uhrzeit der Materialübernahme
• Datum und Uhrzeit der Vernichtung
• Bestätigung der Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO

Wenn Sie unsere Behältersysteme bereits kennen, können Sie diese natürlich auch direkt ordern.